Cómo programar el envío de un correo con Automator en Mac

Muchas veces no sabemos hacer muchas cosas con nuestros equipos por desconocimiento de las herramientas que Apple pone en nuestros equipos. Ese es el caso de Automator, una aplicación que viene de serie con Mac OS X, que nos permite automatizar muchas de las cosas que hacemos cada día. Una herramienta muy sencilla que ya os hemos enseñado muchas veces a usar y que nos permitiría desde convertir nuestro equipo en un despertador, crear una carpeta de impresión automática, extraer texto de un documento PDF o incluso traducirlo de un idioma a otro y que hoy aprenderéis a programar el envío de un correo de manera automática en la fecha y hora que queramos, CON y SIN datos adjuntos para por un lado ir adelantando trabajo y por otro evitar molestar a la gente con correos a horas inadecuadas

Muchos de vosotros llevas tiempo usando productos de Apple, otros sois nuevos. Algunos tenéis un conocimiento más profundo que otros acerca del uso de Scripts para aprovechar al máximo vuestros equipos, mientras que la inmensa mayoría sois usuarios normales. Pero con nuestros tutoriales aprender a usar todo el potencial de nuestros equipos Mac es cosa de niños, así que estad atentos que comenzamos!

Cómo programar el envío de un correo

A) Correo SIN ADJUNTOS:

• Abrimos Automator y seleccionamos Flujo de Trabajo

•  Seleccionaremos ahora en la Biblioteca de acciones (la de la izquierda del todo) Correo > Nuevo mensaje de correo que o bien haremos doble click o arrastraremos a la columna de la derecha.
• Dentro de esta misma categoría, en la columna central, seleccionamos Enviar Mensajes Salientes que volveremos a hacer doble click o arrastraremos a la columna de la derecha del todo bajo la acción anterior.

• Una vez realizado todo esto, simplemente lo tendremos que guardar como «Flujo de trabajo» (una opción para nombrarlo es «correos SIN adjuntos»).

Con todo esto ya habremos creado el flujo de trabajo que te enseñaremos a utilizar después de explicaros como preparar lo mismo para correos con datos adjuntos.

B) Correo CON ADJUNTOS:

Básicamente es el mismo proceso que antes, solo que como primera acción deberemos añadir los datos que queremos adjuntar, para lo que iremos a la columna de la izquierda, seleccionaremos Archivos y Carpetas, de la columna central Obtener los ítems del Finder y lo arrastraremos a la columna de la derecha o haremos doble click.

A continuación repetiremos los pasos anteriores para correos sin datos adjuntos, que eran:

•  Seleccionaremos ahora en la Biblioteca de acciones (la de la izquierda del todo) Correo > Nuevo mensaje de correo que o bien haremos doble click o arrastraremos a la columna de la derecha apareciéndonos lo mismo que en la imagen a continuación.
• Dentro de esta misma categoria, en la columna central, seleccionamos Enviar Mensajes Salientes que volveremos a hacer doble click o arrastraremos a la columna de la derecha del todo bajo la acción anterior.
• Una vez realizado todo esto, simplemente lo tendremos que guardar como «Flujo de trabajo»  y que podríamos nombrar como «Correos CON Adjuntos».

Cómo programar el envio

Una vez preparado y guardado ambos (o únicamente el que vayamos a necesitar) en nuestro ordenador, cada vez que queramos programar el envío de un correo en una fecha diferente deberemos seguir los siguientes pasos:

• Doble click en el Flujo que queramos (con o sin datos adjuntos).
• Rellenaremos los datos necesarios:

1. Adjuntos (en el caso necesario)
2. Destinatario, Asunto, cuenta de envío y cuerpo del correo.

• Lo guardamos en el escritorio nombrándolo como queramos, pero como Aplicación.

• Abrimos el Calendario y crearemos un nuevo evento, en el que estableceremos como alarma la aplicación que acabamos de guardar (es decir el correo con sus datos y demás de Automator).
• Si sois usuarios de OS X Yosemite deberéis crear el evento a la hora que queráis y dentro de aviso seleccionamos personalizar.

Después seleccionaremos Abrir Archivo > Vemos que esta preseleccionada Calendario, así que elegiremos Otra, Seleccionaremos la aplicación que hemos guardado y la programaremos A la hora del evento,  Aceptamos y listo!!. Debido a las opciones de privacidad implementadas en macOS Mojave, tendréis que realizar un primer envío «manual» para autorizar que puedan hacerse más envíos de manera automática.

Gracias a este sencillo truco, tendremos preparadas dos plantillas en el caso de que las necesitemos en el futuro, unas con datos adjuntos y otra sin ellos. Es importante no equivocarse ya que en el caso de que el correo que vayamos a programar no tenga adjuntos y usemos la plantilla con adjuntos, nos provocará un error y no funcionará.

Este tipo de Scripts creados con Automator funcionarán con todos los tipos de cuentas de correo ya sean POP, IMAP, Outlook o Gmail, al contrario que otro tipo de programas automáticos que tienen ciertas limitaciones respecto al tipo de cuenta de correo.

ACTUALIZACIÓN macOS Sierra (2018): De momento este sistema es incompatible con la última versión de macOS Sierra ya que no guarda la alarma de nuestro calendario con la aplicación que acabamos de crear con Automator.

ACTUALIZACIÓN macOS Mojave 10.14.4 (2019): El sistema para enviar correos programados vuelve a estar habilitado. Gracias a Aitor Uranga por el aviso!!

«En Howpple somos expertos en Apple, sus productos y ese ecosistema único. Si quieres consultar otros artículos tan interesantes como este, no dudes en visitar nuestra web o seguirnos en FaceBook, Twitter, YouTube o Instagram para enterarte de todos los tutoriales que publicamos. ¡Te esperamos!«